Comment faire une gestion de stock sur Excel ?
Assurer une gestion de stock efficace est primordial pour le bon fonctionnement et la réussite d'un commerce. En maîtrisant les flux d'inventaire, vous pouvez éviter les problèmes courants tels que les ruptures de stock et les coûts liés à un surstockage. Microsoft Excel, un outil polyvalent et couramment utilisé, offre une méthode pratique pour gérer vos stocks de manière structurée et précise. Dans cet article, découvrez comment tirer parti d'Excel pour élaborer un système de gestion de stock sur mesure, adapté aux besoins spécifiques de votre commerce.
Étape 1 : Créer un tableau de base
Commencez par ouvrir un nouveau classeur Excel et créez un tableau avec les colonnes suivantes :
Référence produit (ID)
Nom du produit
Catégorie
Quantité en stock
Prix unitaire
Valeur totale du stock
Remplissez ce tableau avec les informations sur vos produits et leurs stocks actuels.
Étape 2 : Ajouter les formules
Pour faciliter la gestion et l'analyse de votre stock, il est important d'ajouter des formules. Par exemple, pour calculer la valeur totale du stock d'un produit, multipliez la quantité en stock par le prix unitaire. Dans la colonne "Valeur totale du stock", insérez la formule "=D2*E2" (pour la première ligne de données) et étendez-la aux autres lignes du tableau.
Étape 3 : Créer un tableau de mouvements de stock
Dans une nouvelle feuille du classeur, créez un tableau pour enregistrer les mouvements de stock (entrées et sorties). Ce tableau devrait contenir les colonnes suivantes :
Date
Référence produit (ID)
Nom du produit
Type de mouvement (entrée ou sortie)
Quantité
Prix unitaire
Valeur totale du mouvement
À chaque fois qu'un mouvement de stock se produit, enregistrez les informations correspondantes dans ce tableau.
Étape 4 : Mettre à jour le stock automatiquement
Pour que votre système de gestion de stock soit efficace, il est important que les informations sur les stocks soient mises à jour automatiquement. Pour ce faire, créez une formule qui mettra à jour la quantité en stock dans le tableau de base en fonction des mouvements enregistrés dans le tableau des mouvements de stock.
Dans la colonne "Quantité en stock" du tableau de base, insérez la formule suivante pour la première ligne de données : "=SUMIFS(Feuil2!E:E,Feuil2!B:B,A2,Feuil2!D:D,"entrée")-SUMIFS(Feuil2!E:E,Feuil2!B:B,A2,Feuil2!D:D,"sortie")". Adaptez cette formule aux autres lignes du tableau et remplacez "Feuil2" par le nom de la feuille contenant le tableau des mouvements de stock.
Étape 5 : Visualiser et analyser les données
Pour faciliter l'analyse de vos données de stock, vous pouvez utiliser les fonctionnalités de tri, de filtrage et de création de graphiques d'Excel. Par exemple, vous pouvez trier vos produits par catégorie, par quantité en stock ou par valeur totale. Vous pouvez également créer des graphiques pour visualiser l'évolution du stock ou la répartition des catégories de produits.
Pour créer un graphique, sélectionnez les données que vous souhaitez représenter (par exemple, la catégorie et la valeur totale du stock), puis cliquez sur l'onglet "Insertion" et choisissez le type de graphique souhaité (par exemple, un graphique en colonnes ou en camembert).
Étape 6 : Gérer les alertes de stock
Il peut être utile de mettre en place des alertes pour vous informer lorsque le stock d'un produit est faible ou épuisé. Pour ce faire, ajoutez une colonne "Seuil d'alerte" dans votre tableau de base et définissez les seuils minimums pour chaque produit.
Ensuite, utilisez la mise en forme conditionnelle pour mettre en évidence les produits dont le stock est inférieur au seuil d'alerte. Sélectionnez la colonne "Quantité en stock", cliquez sur l'onglet "Accueil", puis sur "Mise en forme conditionnelle" et choisissez "Nouvelle règle". Sélectionnez "Utiliser une formule pour déterminer les cellules à mettre en forme", et entrez la formule "=D2<=G2" (en supposant que la colonne G contient les seuils d'alerte). Choisissez ensuite une mise en forme (par exemple, un remplissage de couleur) pour mettre en évidence les cellules concernées.
La gestion de stock sur Excel est un moyen simple et efficace de suivre et d'analyser les mouvements de vos marchandises. En suivant ces étapes, vous pouvez créer un système de gestion de stock adapté à votre entreprise, qui vous aidera à optimiser vos coûts et à éviter les ruptures de stock. N'oubliez pas de mettre à jour régulièrement les données et d'ajuster les seuils d'alerte en fonction de l'évolution de votre activité.
Si vous souhaitez passer à un niveau supérieur en matière de gestion de stock, vous pouvez envisager d'utiliser un système de caisse enregistreuse. Un tel système permettrait une intégration plus poussée des données de vente et de stock, automatisant davantage le processus et offrant une vision encore plus précise et efficace de votre inventaire.
