Facturas
¿Cuánto tiempo guardar las facturas?
¿Por qué guardar facturas?
Evidencia en caso de disputas: las facturas sirven como evidencia en caso de disputas con un cliente o proveedor. Justifican la provisión de un servicio, entrega de un producto, o el monto adeudado.
Monitoreo de transacciones: las facturas le permiten monitorear el historial de transacciones comerciales, analizar el desempeño del negocio, y realizar pronósticos financieros. Las cajas registradoras son una herramienta clave para registrar y monitorear estas transacciones.
Obligaciones tributarias y contables: guardar las facturas es un requerimiento legal para la mayoría de las empresas en muchos países porque sirven como evidencia de transacciones comerciales y validan el ingreso y gastos declarados a las autoridades tributarias. También ayudan a garantizar el cumplimiento de entradas contables.
¿Cuál es el período de retención para las facturas?
Los períodos de retención para facturas dependen de la legislación de cada país. En Francia, por ejemplo, las facturas de ventas y compras, así como aquellas relacionadas a bienes, deben guardarse por diez años a partir del cierre del año fiscal relevante. En Marruecos, este mismo tipo de facturas debe guardarse por diez años, pero a partir de la fecha de emisión de la factura. Es crucial que las empresas investiguen los períodos de retención específicos en su país y se adhieran a estos requerimientos legales para evitar problemas durante las auditorías tributarias, y que tengan evidencia en caso de disputas con clientes o proveedores.
¿En qué formato deben guardarse las facturas?
Formato impreso: las facturas impresas deben guardarse en una ubicación segura y bien organizada. Se recomienda ordenarlas cronológica o temáticamente para facilitar una remisión sencilla.
Formato digital: escanear facturas puede ahorrarle espacio y hacer que su búsqueda sea más fácil. Las facturas digitalizadas tienen el mismo valor legal que las facturas impresas, asumiendo que cumplan con requerimientos de la autoridad tributaria (integridad, legibilidad, y accesibilidad). Es crucial respaldar regularmente sus facturas escaneadas en un almacenamiento externo y guardar una copia en un lugar seguro.
¿Qué herramientas pueden usarse para guardar facturas?
Archivadores y carpetas: los archivadores y carpetas son herramientas sencillas y efectivas para organizar y guardar facturas impresas. Permiten la agrupación de facturas por tema o período, y las protegen de daños (como humedad o rasgados).
Software de gestión de facturas: un software de gestión de facturas facilita la creación, envío, monitoreo, escaneo, y archivado de facturas. También ofrece funciones de informe y analítica para optimizar la gestión financiera. Hay diversas soluciones disponibles en el mercado, adecuadas para las necesidades de pequeñas empresas (p. ej., QuickBooks, FreshBooks, Zoho Invoice). Hay software que puede incluso ser integrado a cajas registradoras para simplificar transacciones y la gestión de facturas.
Servicios de almacenamiento en la nube: servicios de almacenamiento en línea como Google Drive, Dropbox, o Microsoft OneDrive le permiten guardar y tener acceso a sus facturas escaneadas desde cualquier dispositivo conectado a internet. Estos servicios ofrecen funciones para compartir, buscar, y respaldar automáticamente, pero es esencial verificar su cumplimiento con requerimientos legales para la retención de facturas.
Sistemas de gestión de documentos electrónicos: los sistemas de gestión de documentos electrónicos centralizan y organizan todos los documentos de la empresa, incluyendo facturas escaneadas. Facilitan la búsqueda, acceso y respaldo de documentos y pueden integrarse con otro software de gestión (p. ej., software contable, CRM) para mejorar la eficiencia operacional.
La retención de facturas es un asunto crucial para pequeñas empresas. Es esencial cumplir con períodos legales de retención, seleccionar el formato apropiado, y usar herramientas adecuadas para simplificar la gestión y archivado de facturas. Al seguir los consejos en este artículo, puede optimizar su gestión de facturas, evitar problemas durante auditorías, y enfocarse en hacer crecer su negocio.
